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Universal Investment: Internes Verbesserungsprogramm eingeführt

Herr-HarthInterview mit Oliver Harth, Geschäftsführer der Universal Investment

Oliver Harth berichtet über das firmeneigene Verbesserungsprogramm "UI PEP", das in Zusammenarbeit mit EMPORIAS entstanden ist. Wichtiger Bestandteil sind einheitlich definierte Kennzahlen, sodass alle Teams im Unternehmen systematisch auf das jetzige und auch das zukünftige Wachstum der eigenen Geschäftsaktivitäten reagieren können. So wird es auch zum zentralen Ziel, alle Mitarbeiter vom Unternehmenswandel zu überzeugen.

Universal-Investment konzentriert sich mit den drei Leistungsbereichen Administration, Insourcing und Risk Management auf die effiziente und risikoorientierte Verwaltung von Fonds, Wertpapieren, alternativen Investments und Immobilien. Die Investmentgesellschaft ist die zentrale Plattform für unabhängiges Asset Management und vereint das Investment-Know-how von Vermögensverwaltern, Privatbanken, Asset Managern und Investmentboutiquen.

Herr Harth, warum bedurfte es eines Verbesserungsprogramms bei Universal-Investment (UI)?

„Universal-Investment verzeichnete in den vergangenen Jahren ein starkes Wachstum und ist heute die größte unabhängige Investmentgesellschaft im deutschsprachigen Raum. Dieses Wachstum verbunden mit neuen Geschäftsaktivitäten etwa im Immobilien- oder Real Asset-Bereich verändert unser Unternehmen als Ganzes an vielen Stellen. Darin eingeschlossen und gerade auch besonders betroffen sind unsere Unternehmenskultur, die Schnittstellenaktivitäten zwischen Organisationseinheiten und bestehende, aber auch neue Ablaufprozesse. Dieses und weiteres Wachstum in einem geordneten Rahmen zu gestalten, ist die große Herausforderung für uns. Deshalb wurde UI PEP, wie wir unser Verbesserungsprogramm nennen, in Zusammenarbeit mit EMPORIAS im Herbst 2014 initiiert. Wir wollen damit die gesamte Organisation einschließlich aller wesentlichen Prozesse und Herausforderungen auf die neue Unternehmensgröße und eine breitere Aufstellung ausrichten.“

Was heißt das nun im Einzelnen für Ihr Haus?

„Mit UI PEP werden systematisch alle Teams und Abläufe bei Universal-Investment durchleuchtet, um gemeinsam alle Prozesse effizienter zu machen. Aber das ist nur die Vorstufe: Denn es geht einerseits darum, alle Arbeitsergebnisse auf Basis einer transparenten Daten- und Faktenlage nachhaltig und übergreifend zu verbessern. Die Qualität unserer Dienstleistung soll steigen. Andererseits soll sich UI – und das ist das Hauptziel – zu einer dauerhaft lernenden Organisation weiterentwickeln. Hierfür sind der Aufbau und die Verankerung von Kennzahlen auf Teamebene grundlegend. Die teamindividuellen Kennzahlen dienen als Unterstützung zur Gewinnung von Erkenntnissen, die Voraussetzung für ständige Verbesserungsmaßnahmen ist. Somit sollen sich alle Organisationseinheiten mit Hilfe individueller Kennzahlen stetig weiterentwickeln und Prozesse besser und schneller werden.“

Welche Ziele werden damit bei der Universal-Investment verfolgt?

„Eine beständig, selbst lernende Organisation ist natürlich kein Selbstzweck. Am Ende stehen nachhaltiger und langfristiger Erfolg und eine größere Wettbewerbsfähigkeit. Durch die gestiegene Komplexität und Vielfalt von UI ist es wichtig Verantwortung dezentral zu verteilen und flexible Regelkreise zu etablieren. Die Mitarbeiter erhalten Methoden und Instrumente, um fortlaufend selbstständig Verbesserungsideen anzustoßen und anschließend umzusetzen. Die Verschlankung der Prozesse und die daraus frei werdenden Kapazitäten sollen zudem bei der Bewältigung des anstehenden Neugeschäfts unterstützen. Ziel ist es, das zukünftige Mehrgeschäft durch effiziente Prozessabläufe mit der gleichen Mitarbeiterkapazität zu stemmen und somit auf lange Frist eine weiterhin starke Position am Markt einzunehmen.“

Was haben Sie bislang erreicht?

„EMPORIAS und unsere Prozessmanagementabteilung haben seit dem Start von UI PEP im Oktober 2014 gemeinsam mit einem Großteil der UI-Teams Produktivitäts- und die teamindividuell wichtigsten Qualitätskennzahlen definiert. Die Qualitätskennzahlen werden auf monatlicher Basis erhoben. Mögliche Verbesserungsideen werden in den vierwöchig stattfindenden Team-Kennzahlenzirkeln diskutiert und daraus folgend Arbeitspakete zur Lösung von Problemen oder anstehenden Aufgaben verteilt. Durch diese Vorgehensweise konnten wir bisher eine Vielzahl an Verbesserungsprojekten pro Team umsetzen und somit signifikante Effizienzsteigerungen erzielen. Aufgrund der durch die Funktions- und Leistungsanalyse (FuLA) gewonnenen Transparenz ist es uns nun möglich, Aufwandstreiber besser zu identifizieren und angepasste Kostentreiber zu definieren. Zudem haben auf Basis der FuLA und der darüber transparent gemachten Kapazitätsbedarfe je Tätigkeitsfeld neue Abteilungen ihre Arbeit erfolgreich aufgenommen.“

Was sind die großen Herausforderungen bei solch einem Verbesserungsprogramm?

„Zunächst schlichtweg die Schaffung von Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Es ist elementar wichtig, deutlich zu machen, dass die Kennzahlen keine personenbezogenen Leistungsdarstellungen sind oder gar eine Überwachung darstellen, sondern die Teams ihre Entwicklung auf Basis von Daten und Fakten für sich aufzeigen und in der Folge durch gemeinsame Maßnahmen positiv beeinflussen können. Während der Einführung der Kennzahlensysteme weisen sowohl EMPORIAS als auch unser internes Prozessmanagement stets auf diese Sachlage hin. Im Folgenden haben die Führungskräfte als Vorbildfunktion die Aufgabe, dieses Verständnis weiter zu vermitteln und voranzutreiben. Um den Kulturwandel in der UI hin zu einer selbstlernenden Organisation zu erreichen, ist Durchhaltevermögen und permanente Forcierung der Thematik notwendig. Da unser Haus aktuell wächst, ist eine Vielzahl von Projekten zur Bewältigung des Tagesgeschäfts inklusive des Verbesserungsprogramms notwendig. Alle Verpflichtungen unter einen Hut zu bekommen ist oftmals nicht ganz einfach. Jedoch zeigt diese Entwicklung umso mehr den Bedarf nach klaren, effizienten Prozessen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein.“

Und weiter?

„Eine weitere Herausforderung ist, dass nicht bei allen Themen, insbesondere bei strukturellen Änderungen, postwendend Effizienzen umgesetzt werden können und erst nach einiger Zeit sichtbare Verbesserungen entstehen. Gerade bei solchen Anpassungen ist es wichtig, Zeit und Geduld zu haben, um auf mittel- und langfristiger Sicht Effizienzen generieren zu können.“

Wie kommt das Programm bei den Mitarbeitern an?

„Die Wahrnehmung des Verbesserungsprogramms war bei den Mitarbeitern anfangs durchaus skeptisch. Da bereits Erfahrungen mit Verbesserungsprogrammen vorlagen, konnten die Mitarbeiter das neue Programm nicht so recht einordnen. Bedenken zu einer etwaigen Konsolidierung im Unternehmen kamen auf. Durch die offene Darlegung von Zielen und Vorgehen sowie die Integration der Teammitglieder in den Ablauf konnten wir diese Unsicherheiten jedoch recht schnell beseitigen und die Vorteile aufzeigen. Erste teaminterne, aber auch abteilungsübergreifende Optimierungserfolge kamen schnell zustande, die spürbar zu Verbesserungen führten. Dies stärkte die Akzeptanz des gesamten Programms bei den Mitarbeitern. Die Erstellung der individuellen Team-Kennzahlen verursacht zwar Aufwand, den Mehrwert der Kennzahlen erkannten die Mitarbeiter jedoch schnell. Besonders die Möglichkeit transparent darzustellen, dass das Team gute Arbeit leistet, kam sehr positiv an.“

Mit welcher Konsequenz?

„Dadurch wurde der Teamgeist nochmals gestärkt und die Zusammenarbeit weiter verbessert. Die Erkenntnis, dass erfolgreiches Arbeiten auf Teamebene zu einem insgesamt erfolgreichen Unternehmen führt und jeder Mitarbeiter somit direkt seinen Beitrag zum Erfolg der Universal-Investment leistet, wurde allen Beteiligten durch UI PEP schnell klar. So sind Akzeptanz und vor allem die Vorteile, die das Programm leistet, den Mitarbeitern inzwischen sehr klar, wie das nunmehr insgesamt sehr positive Feedback vermuten lässt.“

Wie ist das Programm in den Gesamtkontext von Universal Investment eingebettet?

„Es ist an verschiedenen Stellen eingebettet. Durch die Transparenz der einzelnen Tätigkeitsfelder, die dafür benötigten Mitarbeiterkapazitäten und den Überblick zur Auslastung der Teams auf Monatsbasis dient das Programm als Entscheidungsunterstützung zur Bewilligung neuer Mitarbeiterkapazitäten und folglich als Personalplanungstool.

Wichtig ist ebenso die Verknüpfung von UI-PEP- Kennzahlen mit dem Entlohnungssystem. In Zukunft wird ein Teil der variablen Entlohnung durch die Erreichung von Zielen aus dem Verbesserungsprogramm vergütet. Des Weiteren haben wir in der UI ein Prämierungskonzept für umgesetzte Verbesserungsmaßnahmen eingeführt. Dabei werden quartalsweise die wirkungsvollsten Verbesserungsmaßnahmen ausgezeichnet. Die Idee dahinter ist, dass die Teamleiter und Mitarbeiter einen zusätzlichen Ansporn bekommen, Maßnahmen eigenverantwortlich anzustoßen, aktiv voranzutreiben und umzusetzen. Das Gewinnerteam erhält einen Wanderpokal sowie einen Geldpreis pro Mitarbeiter für die Durchführung eines gemeinsamen Teamevents und wird zudem im Intranet inkl. Gruppenbild veröffentlicht. Die Teams auf den Folgeplätzen werden ebenfalls honoriert. Ihre Verbesserungsideen werden ebenfalls im Intranet präsentiert. Dieses Prämierungskonzept sehen wir als einen wesentlichen Baustein, die Motivation zur dauerhaften Verbesserung hoch zu halten.“

Was sind konkret Ihre Aufgaben als Geschäftsführer in dem Verbesserungsprogramm?

„Als Geschäftsführer von Universal-Investment nehme ich eine Vorbildfunktion ein. Mit gutem Beispiel vorangehen und den Willen zur permanenten Veränderung vorleben. Gerade in schwierigen Phasen ist es wichtig, die Philosophie von UI PEP zu verkörpern und auf diese Weise meinen Mitarbeitern dessen Werte zu vermitteln, sie zu motivieren und stetig anzutreiben.

Um im Unternehmen die Wichtigkeit des Programms deutlich zu machen, nehme ich mir regelmäßig die Zeit, mich bei den Mitarbeitern der in Bearbeitung stehenden Teams über den aktuellen Stand zu informieren. Ich erhoffe mir davon, meinen Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen zu können und zusätzliches Bewusstsein für die Bedeutung des Verbesserungsprogramms zu schaffen.

Eine Sache, die mir immer sehr viel Freude bereitet, ist die Überreichung des „Verbesserungsprogramm-Starter-Pakets“ an die Mitarbeiter, das unsere Marketing Abteilung zusammengestellt hat. Diese Pakete übergebe ich zum ersten Kennzahlenzirkel an alle Teammitglieder, um zum einen nachhaltig an das Verbesserungsprogramm zu erinnern und zum anderen nochmals auf die Wichtigkeit des Programms eingehen zu können. Durch diesen engen Kontakt zu den jeweiligen Teams und unseren offenen Umgang, werden die Ziele klar, die durch das Programm erreicht werden sollen. Dies ist meiner Meinung nach ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ich hatte bereits die Gelegenheit an einigen Team-Kennzahlenzirkeln komplett teilzunehmen. Diese Teilnahmen waren für mich besonders aufschlussreich und haben mir einen noch tieferen Eindruck und ein besseres Gefühl für die Themen, die unser Haus bewegen, ermöglicht.“

Was sind die nächsten Schritte?

„Durch EMPORIAS angeleitet werden wir noch die verbleibenden Teams mit Kennzahlensystemen ausstatten, so dass sie transparent auf Basis der Kennzahlen Verbesserungsmaßnahmen anstoßen und umsetzen können.

Selbstverständlich müssen sich auch die bereits mit Kennzahlen ausgestatteten Teams stetig weiterentwickeln. Das Verständnis für UI PEP ist eine permanente Feinjustierung des Systems, um somit nachhaltig erfolgreich am Markt zu sein. Da bereits zahlreiche interne Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt wurden, gilt es für die Zukunft an externe Schnittstellen heranzutreten und unternehmensübergreifende Maßnahmen anzugehen. Universal-Investment hat ein umfangreiches Netzwerk aufgebaut und ist mit ihren Partnern permanent in Kontakt und Austausch, so dass gerade in dieser Hinsicht großes Effizienzpotenzial gegeben ist.

Besonders wichtig ist und bleibt selbstverständlich die permanente Vermittlung des Kulturwandels hin zu einem selbstlernenden Unternehmen. Diese Philosophie wollen wir fest in den Alltag aller Mitarbeiter und Führungskräfte verankern.“

 

Bildnachweis: Universal Investment; Portrait: Oliver Harth

Informationen zum Unternehmen:

  • Größte unabhängige Investmentgesellschaft im deutschsprachigen Raum
  • Rund 257 Mrd. Euro verwaltetes Vermögen, davon rund 220 Mrd. Euro in eigenen Vehikeln
  • Mehr als 1.000 Publikums- und Spezialfondsmandaten
  • Rund 600 Mitarbeiter
  • Tochter renommierter Bankhäuser
  • 1968 gegründet
  • Sitz in Frankfurt am Main sowie Töchter und Beteiligungen in Luxemburg und Österreich
  • Marktführend in den Bereichen Master-KVG und Private-Label-Fonds.