Vier-Wochen-Sprint
zur End-to-End Optimierung des Prozesses
Agiles Prozessmanagement zur Beschleunigung der Veränderungen
Die laufende Optimierung von Prozessen gehört zum Tagesgeschäft eines etablierten Prozessmanagements. Kapazitive Engpässe sind häufig der limitierende Faktor.
Viele Prozessoptimierungen dauern sehr lange aufgrund unzähliger Abstimmungen und Schleifen, die eine solche Diskussion mit sich bringt.
Der Kostendruck und mangelnde Fachkräfte verlangen aber schnelle Veränderungen, die ohne große Projekte vollzogen werden können.
Ziel ist es, die end-to-end Prozessoptimierung zu beschleunigen und in 4 Wochen den Soll-Prozess, alle Handlungsfelder und Maßnahmen für eine Umsetzung zu verabschieden. Ein solch agiles Vorgehen hat vier Erfolgsfaktoren:
Vier Erfolgsfaktoren für ein agiles Prozessmanagement:
Erfolgsfaktor 1:
Transparenz und ein gemeinsames Problemverständnis
Klare Abgrenzung des zu untersuchenden Sachverhaltes und der zu beantwortenden Fragestellungen:
- Quantitative Analyse, um objektiv über den Sachverhalt zu sprechen und Probleme richtig bewerten zu können.
- Alle handelnden Personen und Schnittstellenpartner haben das gleiche Problemverständnis und sind in die Optimierung eingebunden.
- Problemsammlung werden gemeinsam strukturiert und Thesen zur Optimierung generiert.
Erfolgsfaktor 2:
Aufbruchstimmung zur Neugestaltung
- Crossfunktionale Teams, die über den Tellerrand denken dürfen;
Häufig haben die Mitarbeiter die besten Ideen, die nicht selbst betroffen sind. - Eine solche Diskussion lebt von Impulsen: o Best Practice Beispiele
o Industrielle Prinzipien als Gestaltungsleitlinie formulieren
o Analogien aus anderen Bereichen heranziehen
o Lernreise in Industrieunternehmen veranstalten
- Der Kostendruck und mangelhafte Fachkräfte verlangen jedoch schnelle Veränderungen, die ohne große Projekte vollzogen werden können
Erfolgsfaktor 3:
In vier Workshoptagen zum Soll-Prozes
- Zeitliches Limit setzen, um zu einer Lösung zu kommen. Die Lösung wird nicht besser, wenn man wieder und wieder die Themen diskutiert.
- Keine Sitzungen sondern Workshop-Tage:
Themen einmal mit allen Beteiligten zu Ende denken und dann eine Entscheidung treffen. In Sitzungen fängt man immer wieder von vorne an, an Workshoptagen werden gezielt Ergebnisse produziert. - Klare Agenda und Vorgehensweise:
o Das gemeinsame Problemverständnis schärfen
o Alle Analysen bereit haben, um objektiv diskutieren zu können
o Man läuft nicht Einzelproblemen hinterher, sondern kreiert eine neue Lösung, die möglichst viele Probleme auf einmal löst
o Maßnahmen zur Umsetzung mit Verantwortlichen verabschieden
o Ergebnisse dem Management / den Führungskräften direkt vorstellen
o Schnelle Entscheidung zur Umsetzung
Erfolgsfaktor 4:
Die Umsetzung beginnt sofort
1. Die Motivation der Teilnehmer steigt mit der Geschwindigkeit der Umsetzung
2. Erforderliche Kapazitäten in der Organisation/ der IT werden vorher definiert
3. Alle Voraussetzungen schaffen, die Unterstützung der Bereichsleiter und der Vorstände sicherstellen
4. Tue Gutes und rede darüber: ein Forum des Austausches schaffen, den anderen im Hause die Ergebnisse präsentieren
Fazit
Der Wandel in der Wirtschaft und der Gesellschaft verlangt auch von den Banken und Sparkassen eine hohe Veränderungsgeschwindigkeit. Die end-to-end Vorgehensweise liefert das notwendige Werkzeug, eine beschleunigte Prozessoptimierung im Hause zu verankern. Neben den damit verbundenen Einsparungen, wird aber auch eine Kultur geschaffen, die Veränderungen und Optimierungen mit einem positiven Momentum verbindet.
Das agile Prozessmanagement wird somit kulturell verankert!
Veränderungen vom ersten Tag an erfolgreich gestalten:
Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie!
Dr. Carsten Jacobi
Geschäftsführer
carsten.jacobi@emporias.de
Franz Kreuzer
Managing Partner
franz.kreuzer@emporias.de
