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Process Mining im Finanzdienstleistungssektor: der Weg zu schlanken und effektiven Prozessen

Die Digitalisierung und die damit verbundene Tatsache, dass Kunden Informationen immer schneller finden können, drängen Finanzdienstleister dazu, ihre Prozesse schlanker und effektiver zu gestalten, um im verschärften Wettbewerb weiter bestehen zu können. Die Geschwindigkeit und Effizienz der Arbeitsabläufe – von Kundenauftragsabwicklung über Rechnungsstellung und Qualitätssicherung bis zum Risikomanagement – entscheidet heute über Erfolg und Misserfolg.

Doch welche Prozesse gelten als Schlüssel für optimierte Arbeitsabläufe? Welche Bereiche könnten automatisiert werden und wie lässt sich dabei ein hoher ROI erzielen? Die Antworten auf diese Fragen liefert das sogenannte Process Mining – die Schlüsseltechnologie zu schlanken Prozessen und einer umfassenden Digitalisierungsstrategie.

Was ist Process Mining?

Process Mining nutzt Daten, die aus digitalen Geschäftsprozessen generiert und in sogenannten Event-Logs aufgezeichnet werden. Ausgewählte Process Mining Tools visualisieren diese Daten und bilden den gesamten End-to-End-Prozess inklusive aller Abweichungen ab. Somit wird eine detaillierte Prozessanalyse ermöglicht und Engpässe, Verschwendung, Nacharbeit sowie allgemeine Optimierungs- und Automatisierungspotenziale identifiziert. Unternehmen erhalten so einen Überblick über alle internen Prozesse und können die größten Verbesserungspotenziale ausfindig machen.

Gerade für Banken ist es wichtig zu verstehen, wie Prozesse funktionieren und miteinander zusammenhängen. Selbst auf lange Sicht werden Finanzinstitute weiterhin interne Prozesse haben, die menschliches Eingreifen erfordern. Die Optimierung dieser manuellen Prozesse in Kombination mit gezielter Automatisierung ist die größte Herausforderung für Finanzdienstleister.
Process Mining kann ihnen dabei helfen, Prozess-Transparenz zu schaffen und eine Vielzahl an Vorteilen zu realisieren, wie zum Beispiel:

  • Prozessoptimierung für schlanke Prozesse, niedrigere Prozesskosten und höhere Produktivität
  • Compliance-Analyse und -Überwachung
  • Change-Management
  • Effektive Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

Beispiel: Process Mining im Kreditantragsprozess

Ein exemplarischer Process Mining Anwendungsfall ist der Kreditantragsprozess. Hier geht es zunächst darum, vollständige Prozesstransparenz zu schaffen, indem die tatsächlichen Prozessabläufe in allen vorhandenen Varianten im Process Explorer (hier in der Process Mining Lösung PAFnow) angezeigt werden.

Oft erhält man hier bereits erste wichtige Erkenntnisse. Beispielsweise wird sofort ersichtlich, an welcher Stelle im Prozessablauf Schleifen auftreten (zum Beispiel, wenn der Kreditantrag nach der Einreichung aufgrund fehlender oder falscher Angaben an den Markt zurückgegeben werden muss). Zudem kann die neu gewonnene Transparenz genutzt werden, um Abweichungen von einem Best-Practice– oder Soll-Prozessmodell zu ermitteln.

 

Wichtig ist, dass der Best-Practice-Prozess für jede Produktkategorie auf Basis der Prozessdaten vorab modelliert bzw. definiert wird.

Durch die anschließende Reduzierung der Abweichungen vom Best-Practice-Prozess können sowohl die mit den Zusatzschritten verbundenen Mehrzeiten vermieden als auch die Prozessstandardisierung vorangetrieben werden. Ein geeigneter Hebel hierfür ist die Standardisierung und Modularisierung der Produktpalette zur Vermeidung von kostspieligen Individuallösungen, insbesondere im Privatkundenbereich.

Zudem können die Durchlaufzeiten des Gesamtprozesses sowohl auf Prozessschritt-Ebene heruntergebrochen als auch in Bearbeitungs- und Liegezeiten differenziert werden, sodass neben durchschnittlichen auch die minimalen und maximalen Bearbeitungszeiten ersichtlich werden.

Dies ist hilfreich, da hohe Schwankungen der Bearbeitungszeiten unter gleichen Bedingungen auf eine hohe Individualität in der Bearbeitung durch die einzelnen Mitarbeiter hindeuten und weitere Hinweise auf Standardisierungspotenziale in der Bearbeitung geben. Eine kurze Bearbeitungszeit bis zur Kreditgenehmigung ist insbesondere im Bereich der Baufinanzierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.  

Wichtig ist, dass mithilfe von KI-gestützten Root-Cause-Analysen vorgegangen wird, um verschiedene Ursachen zu identifizieren (z. B. Analyse von Schleifen, lange Liegezeiten einzelner Kreditanträge, lange Gesamtbearbeitungszeiten, etc.), was besonders bei Produktmerkmalen, Kunden mit höheren Anforderungen und Komplexität oder Bearbeitungen von Kreditanträgen hilfreich ist.

Warum Process Mining in PowerBI?

Process Mining schafft Transparenz und deckt echtes Verbesserungspotenzial auf. Trotzdem ist die Einstiegshürde für viele Anwender oft hoch und der Weg von der ersten Analyse bis zur Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse lang. Um möglichst schnell mit Process Mining zu starten und die Verbesserungsmaßnahmen in Gang zu setzen empfiehlt sich der Einsatz einer Lösung, die sich in bestehende und bekannte Infrastrukturen (Datenbanken, Programme, Anwendungen) integriert.

Was bedeutet das genau?

Es gibt zwei Arten von Process-Mining-Lösungen.
Erstens: sogenannte Insellösungen, die als eigenständige Lösung installiert werden.
Zweitens: integrierte Process-Mining-Tools, die bestehende Infrastrukturen um Process Mining erweitern. Da bei integrierten Tools die digitale Infrastruktur bereits vorhanden ist und die Anwender sich nicht an neue Benutzeroberflächen gewöhnen müssen, sind die Kosten sowohl für Implementierung und Wartung als auch Administration oder Schulungen geringer und Einarbeitungszeiten deutlich kürzer.

Office 365 von Microsoft ist die weltweit meistgenutzte Office-Suite. Sie bietet mit der Power Platform von Microsoft alles, was Unternehmen für eine erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung benötigen. Gleichzeitig ist sie extrem einfach zu bedienen, denn Microsoft setzt auf einfache Nutzeroberflächen, die auch ohne Programmierkenntnisse hervorragende Ergebnisse liefern.
Durch eine Erweiterung von Office 365 um Process Mining mit PAFnow erhalten Unternehmen weiterführende Analysefunktionen, Datenquellen und andere Tools, um direkte Maßnahmen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen sowie kollaboratives Arbeiten anzustoßen.

Fazit

Richtig durchgeführt, schafft Process Mining nicht nur Transparenz, sondern bietet Finanzdienstleistern einen echten Mehrwert, indem Prozessverbesserungspotentiale offengelegt werden. Die kombinierte Expertise von EMPORIAS und PAFnow bietet Kunden Expertenwissen über die Herausforderungen der Branche und die besten Wege, diesen zu begegnen, gepaart mit einer Process Mining Lösung, die einfach zu bedienen ist und direktes Handeln ermöglicht.

Sollten Sie Fragen haben oder an weiteren Informationen interessiert sein, können Sie gerne Kontakt über die untenstehende E-Mail-Adresse aufnehmen. Unsere Ansprechpartner freuen sich auf Ihre Nachricht.

Franz Kreuzer

Franz Kreuzer

franz.kreuzer@emporias.de

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