Erfolgreiche Unternehmen schaffen es, ihre Kosten jährlich zu senken und dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Kostenmanagement ist bei diesen Unternehmen kein Projekt, es ist auch keine Sonderaufgabe der Geschäftsführung oder des Vorstandes. Vielmehr ist es fester Bestandteil des Tagesgeschäftes einer jeden Führungskraft. Jede Einheit leistet einen Beitrag, um die jährlichen Ziele zu erreichen. Um die Kosten um fünf Prozent zu reduzieren, muss die Organisation einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) implementieren und fest in der Unternehmenskultur verankern. Dabei sind fünf Faktoren entscheidend:

1. Gesamtprogramm mit klare Zielvorgaben einführen
   Als Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess muss zunächst ein Gesamtprogramm definiert werden, das Kulturwandel, Methoden, Rollen und Handlungsfelder abdeckt. Abgeleitet von den Unternehmenszielen werden die Kostenziele für die Organisationseinheiten definiert und in Qualitäts- und Leistungsziele übersetzt. So sind die Ziele auch für alle Mitarbeitenden verständlich. Dabei gibt es unterschiedliche Ebenen der Optimierung: von kleinen Verbesserungen am Arbeitsplatz, innerhalb eines Teams, teamübergreifende End-to-End-Betrachtungen bis hin zu Automatisierung und Digitalisierung. Je nach Ansatz, entstehen unterschiedliche Aufgaben auf den jeweiligen Ebenen. Für diese Aufgaben müssen Rollen in der Organisation definiert werden, damit eine zielgerichtete und zeitnahe Umsetzung erfolgt.

2. Kultur der Veränderung etablieren
   Fünf Prozent Kosteneinsparung erreichen Unternehmen nicht durch „Rütteln und Verdichten“! Es gilt, das tägliche Handeln zu hinterfragen und querdenken zu fördern. Lean Management, Six Sigma oder Total Quality Management sind alles Managementansätze, die diese Kultur der Veränderung fördern. Jedes Unternehmen muss dabei individuell den richtigen Ansatz definieren. Gute Ansatzpunkte sind dafür beispielsweise eine moderne Fehlerkultur: Anstatt den Schuldigen zu suchen, lohnt es sich, offen über Fehler zu sprechen. Anschließend sollten Ursachen analysiert und Maßnahmen getroffen werden, um diese Fehler künftig zu vermeiden. Auch beim Management lässt sich ansetzen: Die Führungskraft ist nicht allwissend, sondern ein Teamcoach. Sie kann mit Ideen der Mitarbeiter umgehen und lässt sie zu.

3. Transparenz schaffen durch Kennzahlen
   „Was nicht gemessen wird, kann auch nicht verändert werden.“ – Zahlen, Daten und Fakten sind die Basis für einen KVP und machen die Ziele transparent. Wenn das gesamte Unternehmen jährlich fünf Prozent Kosten senken soll, sind diese Ziele für alle Bereiche herunterzubrechen und mit Kennzahlen zu untermauern. Diese Kennzahlen geben den Mitarbeitern dann die Handlungsrichtungen vor. So lassen sich beispielsweise Mehraufwände leichter identifizieren und die Prozessqualität erhöhen.

4. Passende Methoden und Instrumente wählen
   Umfangreiche Methoden und Instrumente sind kein Garant für ein erfolgreiches Programm – viele Unternehmen überfordern sich mit einem methodischen Overkill. Zu Beginn reichen ein paar ausgewählte Tools, um einen KVP zu etablieren:

• Analysewerkzeuge (z. B. Funktions- und Leistungsanalyse oder Wertstromdesign) unterstützen dabei, einen Sachverhalt methodisch transparent darzustellen. Das Ergebnis dient als Basis für Optimierungsdiskussionen.
• Problemlösungswerkzeuge (z. B. Agile Methoden, definierte Workshop-Setups) helfen, die Optimierungsansätze im Rahmen des KVPs auf den jeweiligen Ebenen (Team, Prozess, MitarbeiterInnen) zu diskutieren.
• Controlling-Werkzeuge (z. B. Maßnahmentracking, Kennzahlen-Boards, Potenzialcontrolling) geben den Status der Zielerreichung wieder, führen die Einzelmaßnahmen zusammen und koordinieren alle Aktivitäten.

5. Motivationselemente nutzen
   Wer pro Jahr fünf Prozent kosten sparen möchte, muss auch die Motivation für ein solches Programm fördern: Die Kreativität der Mitarbeiter steigt mit der Geschwindigkeit des Feedbacks. Wenn sie wochenlang auf eine Rückmeldung warten, verlieren sie die Lust, Dinge voranzutreiben. Ein agiles Vorgehen bei der Problemlösung motiviert alle Beteiligten. Weitere wesentliche Motivationselemente sind Partizipation und Wertschätzung. Die Teilnahme von Führungskräften an Projektmeetings oder KVP-Runden verdeutlicht die Wichtigkeit und motiviert alle Teilnehmer. Entscheidend dabei ist, dass Vorgesetzte nicht als Besserwisser auftreten, sondern Lob und Anerkennung geben. Entsprechende Belohnungssysteme für die Belegschaft schaffen zudem einen Anreiz, über das normale Maß hinaus besser zu werden.

Fazit: Wer fünf Prozent kosten pro Jahr senken möchte, benötigt ein ganzheitliches Programm, das Kostenmanagement und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess vereint. Dieses setzt sich aus den passenden Kennzahlen, Methoden und Instrumenten sowie einer Veränderungskultur zusammen. Motivationselemente unterstützen diesen Wandel zusätzlich und halten das Programm am Laufen. Wichtig dabei ist, dass jedes Unternehmen individuell das passende Setup finden und definieren muss.