Effizienzsteigerung im Berichtsprozess - Prozessqualität erhöhen und Durchlaufzeit reduzieren

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1. Herausforderungen:

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Im Rahmen der Initiative „Process Excellence“ wurde wir von unserem Klienten beauftragt, Prozesse und Abläufe zu optimieren. Das Ziel lag darin, eine Effizienzsteigerung in den Prozessen zu erreichen, die Prozessqualität zu erhöhen und die Durchlaufzeit zu reduzieren. Innerhalb der Prozessoptimierung spielen dabei die Digitalisierung und die Automatisierung eine herausragende Rolle.

Es wurden verschiedene Methoden, sowohl die End-to-End Prozessoptimierung als auch eine teambasierte Optimierung verprobt. Dadurch wurde für unseren Kunden ein maßgeschneidertes Optimierungssetup identifiziert.

Die Optimierung des NfE Berichts war hierbei die erste Verprobung der End-to-End Optimierung nach Lean Management Grundsätzen in dem sogenannten bottom-up Ansatz.

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2. Vorgehensweise:

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Vollständige Analyse des IST-Prozesses

• Festlegung der (Teil-) Prozesse für die Detailanalyse & Aufnahme der einzelnen Prozessschritte
• Schätzung der Bearbeitungszeiten, Mengen und Kapazitäten für die einzelnen Prozessschritte
• Messung der Durchlaufzeiten und Bewertung der Prozessqualität und Mitarbeitersicht
• Klassifizierung der Prozessschritte in wertschöpfende (Wertschöpfung) und nicht wertschöpfende Tätigkeiten (verdeckte Leistung, Verschwendung)
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Neuausrichtung & Definition des ZIEL-Prozesses

• Festlegung des konkreten ZIEL-Prozesses anhand der definierten Kriterien
• Schätzung der Bearbeitungszeiten, Mengen und Kapazitäten für die neuen einzelnen Prozessschritte
• Artenklassifizierung: Prüfung Standardisierung, Digitalisierung, Automatisierung und Prozessablauf
• Bündelung und Verknüpfung der Prozesse mit Zielprozessen
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Optimierung & Umsetzung

• Ausgestaltung der Optimierungsmaßnahmen und Ableitung der Potenziale
• Erzielung „Quick-Wins“ und Realisierung des ZIEL-Prozesses: To Dos, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen
• Festlegung der Maßnahmenkategorien und Wirkebenen
• Erarbeitung eines Umsetzungsplans

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3. Ergebnistypen:

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Ergebnistyp 1 - Optimierungsmaßnahmen

• Es wurden 8 Optimierungsmaßnahmen in den Kategorien Digitalisierung, Änderungen im Prozessablauf, Standardisierung und Automatisierung erarbeitet

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Ergebnistyp 2 - Prozessqualität

• Effekte durch die Prozessoptimierung sind 16% Effizienzsteigerung, eine Erhöhung der Prozessqualität, sowie eine Reduzierung der Durchlaufzeiten. Darüber hinaus eine Kostenreduktion von 50 T€ p.a. durch die Reduktion der Unterstützung eines externen Dienstleisters

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Ergebnistyp 3 - Reduzierung der Kapazitäten

• Die 16% Effizienzsteigerung bedeuten für den NfE-Bericht eine Reduzierung um 0,07 MAK (von 0,45 MAK im IST-Prozess). Werden die Optimierungen auf alle externen Berichtsteile ausgeweitet, erhöht sich das Potenzial auf 0,52 MAK.

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